錦子老師

又到一年年終的時候，各種報表瘋狂來襲，夥伴們的問題也是此起彼伏層出不窮，所以錦子老師使出洪荒之力，結合大家常見的問題總結了Excel的10個核心技巧，希望能夠拯救正在資料瀚海裡掙扎的你們。

第一部分：資料登錄篇

規範性的資料登錄可以減少後期資料整理的工作量，也可以極大地提高資料統計工作的效率。

1、自訂單元格格式

利用Excel儲存格的自訂格式我們可以實現一些看起來非常神奇和有用的效果。

操作步驟：

步驟1：將滑鼠指標移到儲存格上方，按滑鼠右鍵一下，選擇「儲存格格式」項目。

步驟2：在【儲存格格式】對話方塊，點取「數值」標籤。

步驟3：點取「自訂」類別，再點取「類型」欄位根據資料規律填入適當的資料類型（或者使用快速鍵Ctrl+1開啟儲存格格式）

主要規則：

“#”：數值預留位置，一個#代表一個數字。

“@”：文字預留位置。

“，”：千位元分隔符號。

“.”：小數點符號。

“%”：百分比符號。

案例1：將數值以千位元格式輸入（###,###）

案例2：輸入員工的工號("YSL"######)

案例3：地名或者公司名稱全稱的快速輸入（"台灣"@）

案例4：做多條件判斷，90分以上為優秀，60分以上及格，60分以下不及格（[>=90]優秀；[>=60]及格；不及格）

2、數據有效性

資料有效性是對儲存格或儲存格範圍輸入的資料從內容到數量上的限制，這樣就可以依靠系統檢查資料是否正確有效。

案例1：設置一級下拉清單

操作步驟：

步驟1：框選要設定的儲存格範圍，本例為B2:B9。

步驟2：點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證」圖示。

步驟3：在【資料驗證】對話方塊，點取「儲存格內允許」倒三角鈕，選擇「清單」項目。

步驟4：點取「來源」欄位，輸入「台北市,新北市,基隆市,桃園縣,宜蘭縣」字串，如下圖所示，項目間用逗號分隔。

也可以點取「來源」欄位向上鈕，框選儲存格範圍，如下圖所示。

步驟5：點取「確定」鈕。

這時可以在B2到B9任一儲存格，按ALT+↓鍵，即會看到清單出來供選取，如下圖所示。

案例2：設置二級下拉清單

操作步驟：

步驟1：先建立各級清單內容，如下圖所示。

步驟2：框選要設定的儲存格範圍，本例為F2:F9。

步驟3：點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證」圖示。

步驟4：在【資料驗證】對話方塊，點取「儲存格內允許」倒三角鈕，選擇「清單」項目。

步驟5：點取「來源」欄位向上鈕，框選儲存格範圍(B1:D1)，如下圖所示。

步驟6：點取「確定」鈕。

步驟7：框選B2:B4儲存格範圍，點取編輯列「名稱方塊」輸入「光華商中」字串後，按Enter鍵完成輸入。

步驟8：框選C2:C6儲存格範圍，點取編輯列「名稱方塊」輸入「南華高中」字串後，按Enter鍵完成輸入。

步驟9：框選D2:D5儲存格範圍，點取編輯列「名稱方塊」輸入「優德高中」字串後，按Enter鍵完成輸入。

步驟10：框選要設定的儲存格範圍，本例為G2:G9。

步驟11：點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證」圖示。

步驟12：在【資料驗證】對話方塊，點取「儲存格內允許」倒三角鈕，選擇「清單」項目。

步驟13：點取「來源」欄位輸入「=INDIRECT($F2)」，如下圖所示。

步驟14：點取「確定」鈕。

這時在F2儲存格按ALT+↓鍵則會出現下拉方塊，選擇「南華高中」如下圖所示。

而在F2儲存格按ALT+↓鍵則會出現下拉方塊顯示南華高中的二級清單，如下圖所示。