錦子老師

作為辦公室人員，很多人每天都在處理大量的文書，上報資料一般都是使用Excel完成，使用頻率最高的自然是資料的輸入。為了提高效率，一般都會使用複製功能，但仍然感覺不太順手，因此最近聽說Excel有一個非常好的功能「快速填入」功能十分的神奇。

n   自動填入

在填入資料時，如果已經擁有類似的序列處理功能，那麼可以暫時先填入第一個儲存格(B1)的內容，再將滑鼠指標移到儲存格右下角拖拉方塊上方，待指標變為「+」後，向下拖曳進行複製，如下圖所示。

點取框選範圍右下角「 」圖示，在彈出的功能表選擇「快速填入」，英文版本稱為“Flash Fill”，如下圖所示，會自動搜索已有的隔壁列並完成智慧填入，是不是很方便?

說明：也可以點取「資料 > 資料工具 > 快速填入」圖示，也可以完成該序列的自動填入。

在手工輸入前面一兩個儲存格內容之後，Excel會自動感知這個規律，並自動填入剩餘的儲存格，類似于自動補全的功能，如下圖所示。當然，在沒有按下確認鍵之前，這些「自動填入」僅僅是浮現而已，並不會影響到正常的資料錄入。

n   自動拆分

很多時候，需要將某些數值進行拆分，最常用的是拆分年、月、日的數值。通常的方法是通過「分欄」進行操作，其實Excel的「快速填入」功能也可以實現數值的自動拆分。

例如：我們需要自右向左拆分，並保留最右側的第1位元數字。那麼可以在第一個儲存格輸入最右側的第1位元數字，向下拖曳至指定位置，按一下「快速填入」按鈕，此時Excel會自動完成智慧填入。

按照類似的方法可以對日期、文字進行自動拆分，例如可以從「學校名稱」欄提取其中的某些內容，不過在處理的時候可能會遇到一些問題，例如對某些相同的數值，Excel可能難以判別。

n   自動合併

在以前的版本中，如果要完成合併，那麼需要增加輔助欄或使用公式，對於初級用戶來說顯然是相當複雜，而Excel 2013/2016在這方面就比較簡單。

在第一個儲存格(D2)輸入合併之後的結果，例如：「三重張三丰」，再將滑鼠指標移到儲存格右下角拖拉方塊上方，待指標變為「+」後，向下拖曳進行複製，如下圖所示，此時你會看到儲存格都顯示相同的內容。

框選這些儲存格範圍(D2:D11)，在快顯功能表選擇「快速填入」指令，我們就可以迅速看到更新之後的合併效果，如下圖所示。當然，應用「快速填入」規則後，我們可以按照自己的意願進行重新合併，合併結果會自動更新，例如：「三重張三丰」。

在實際應用過程中，Excel 2013的「快速填入」功能有時會出現這樣或那樣的問題，例如字元相鄰內容相同時的拆分結果不完美、數值日期重複時拆分結果出錯，此時可以使用函數或公式進行操作。不過瑕不掩瑜，對於日常辦公處理來說，「快速填入」的功能已經完全足夠。