錦子老師

在一般辦公室文員的工作中常常會用到Excel，同時免不了要處理大大小小不同的表格，尤其行政管理方面的工作，各種五花八門的需求，常常使得觀看人看得頭都痛了…其實你大可將把這些表格圖像化，讓它們看起來有一點立體感，會比單純只有數字的內容更清楚也更好懂，也不容易眼花看錯，畢竟圖像比文字更好閱讀，尤其是當表格要變成簡報放映時，更顯的重要了，只要簡單幾個步驟、改變一下設定就能讓表格一目瞭然。

如何「格式化」表格

一般表格大概像下面這個範例，只有單純的項目文字與數字，雖然這樣也不會看不懂，但我們可以讓它更清楚一點。

1.先全選接下來要處理的內容，假設我們要將國語這一欄的數字加上圖像，點取「常用 > 樣式> 設定格式化的條件」三角箭頭，點取「管理規則」選項。

2.開啟「設定格式化的條件規則管理員」對話方塊，點取左上角「新增規則」鈕。

3.規則類型預設就是第一項「根據其值格式化所有儲存格」不變，然後將樣式改選「資料橫條」，右邊「僅顯示資料橫條」如果打勾，儲存格內的數字會消失，所以錦子老師沒有點取，然後看你想用什麼色彩顯示。

4.確認一次內容沒問題就點取「確定」鈕，增加一個規則，如下圖所示。

5.點取「確定」鈕，結果出來，國語欄位除了原本的數值還加上長條圖輔助，是不是更清晰？資料再多也能輕鬆處理。

如果這份表格是要做給公司其他人看或是怕單位主管對這樣的表格有意見，就點取「常用 > 樣式 > 設定格式化的條件」三角箭頭，選取「清除規則 > 清除選取儲存格的規則」選項，如下圖所示，就會恢復原貌。