錦子老師

在管理學中有一個非常有名的「二八定律」，例如：社會上20%的人佔有80%的社會財富，公司20%的客戶創造了80%的利潤，等等…。在軟體行業，我們也常說80%的人只會使用一個軟體20%的功能，而對廣大的Excel使用者來說，使用的功能可能只有10%，甚至5%，原因有兩個：一是不知道；二是沒必要。相信絕大多數使用者皆屬於前一種。

1什麼是Excel？

試算表，是一種資料處理系統，也可以說是一種報表製作工具軟體，通過資料的輸入，説明使用者製作各種複雜的表格文件，進行繁瑣的資料計算，並能對輸入的資料進行各種複雜統計運算後顯示為可視性極佳的表格，同時它還能形象地將大量枯燥無味的資料變為多種漂亮的彩色商業圖表顯示出來，極大地增強了資料的可視性。另外，試算表還能將各種統計報告和統計圖表列印出來。

Office Excel是Microsoft公司出品的一個經典的試算表製作軟體，它具有直觀、操作簡單、資料即時更新、豐富的資料分析函數、多樣化的資料分析圖表等特點，在財務、稅務、人力資源、統計、經濟分析、市場分析等許多領域都有廣泛的應用。

而Lotus 1-2-3則是DOS作業時代先進，截止目前Excel都還提供與其相容的操作模式。

除Office Excel外，中國的WPS表格也被廣泛應用。本部落格所有案例均在Office 2016版Excel中操作完成，若沒有特殊說明，適用於Office 2010、2013及2016版Excel。

2 Excel 2016視窗介紹

學習Excel之前，我們需要瞭解Excel的操作介面。

2016版Excel功能表列包括【檔案】、【常用】、【插入】等10個標籤，點取任一個標籤名稱，都會彈出一組相關命令，使用者可以根據需要來選擇相對應命令以完成操作。Excel不但將所有功能設計成命令方式放在各個下拉式功能表中，還將一些常用的命令用圖示代替，並且將功能相近的圖示集中在一起形成一組命令，以方便使用者操作。

3編輯儲存格

對工作表編輯主要是針對儲存格、欄、列以及整個工作表進行的包括復原、複製、貼上、搬移、插入、刪除和尋找與取代等操作。

選定儲存格範圍：在針對儲存格、欄、列以及整個工作表進行編輯之前，首先應該選定要編輯的內容。若需要編輯的內容是儲存格可以通過點取此儲存格完成操作；若要編輯的內容是一欄或一列時可以按一下欄名或列號來選定一欄或者一列；若要選定整張工作表時，可以按一下第A欄名左側的空格。

插入和刪除儲存格：選定需要插入儲存格的欄或列，按一下滑鼠右鍵，選擇【插入】，則插入了一欄或一列；選擇【刪除】，則刪除了一欄或一列。

小技巧：若需要插入多欄或者多列，框選需要選擇插入欄(列)的上面一欄，按住Shift鍵不放，將滑鼠指標放在最左邊儲存格右上角(左下角)的實心方框處，當滑鼠指標出現分開形狀時拖動滑鼠。拖動的過程中經過多少欄(列)，則插入多少欄(列)，同理，往左(上)拖動，則可以快速刪除欄(列)。

修改和清除儲存格：要修改已輸入儲存格中的資料，只需要再次點取該儲存格，快按兩下滑鼠左鍵，則儲存格進入編輯狀態，刪除或修改原資料，重新輸入需要的資料，或者在編輯列直接修改。

清除儲存格與刪除儲存格不同，清除儲存格只是刪除了儲存格中的內容、格式等，儲存格本身仍然保留在工作表中。刪除儲存格是將選定的儲存格從工作表中刪除，並且調整周圍的儲存格來填補刪除後的空缺。

清除內容：

1.選擇要清除的儲存格；

2.點擊「常用 > 清除」圖示；

3.選擇【全部清除】，將清除儲存格中的內容、格式、批註、超連結等；選擇【清除格式】，則只清除格式，保留內容、批註和超連結；選擇【清除內容】，則只清除內容，保留格式、批註和超連結；選擇【清除超連結】，則只清除超連結，保留格式、內容和批註。

移動和複製儲存格：複製和貼上是一個相互關聯的操作，一般來說，複製的目的就是為了貼上，而貼上前是必須要複製的（剪下也是複製的一種形式）。

複製的快速鍵Ctrl+C，貼上的快速鍵Ctrl+V。除了基本的複製貼上外，還有剪貼板和選擇性貼上的高級應用，將在後面單元文章中詳細介紹。

小技巧：通常為了提高工作效率，可以選擇需要被複製的儲存格，用滑鼠指向該儲存格，當滑鼠指標變成雙十字，按住Ctrl鍵不放，然後按住滑鼠左鍵，並將選定範圍拖曳到目標位置，放開滑鼠和Ctrl鍵，也可以完成複製操作。

移動儲存格可以使用剪下（Ctrl+X）加上貼上（Ctrl+V）。

小技巧：通常為了提高工作效率，可以選擇需要被剪下的儲存格，用滑鼠指向該儲存格，當滑鼠指標變成雙十字，按住Shift鍵不放，然後按住滑鼠左鍵，並將選定範圍拖曳到目標位置，放開滑鼠和Shift鍵，也可以完成複製操作。

調整列高和欄寬：Excel預設列高所使用單位為磅，欄寬使用單位為1/10英寸，所以設置等寬的列高和欄寬需要進行單位換算。