407學會十個常用Excel函數，助你成為辦公高手－錦子老師

407	學會十個常用Excel函數，助你成為辦公高手
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本單元的說明實際涵蓋了15個Excel函數，但是按照分類只分了十類。

很難說哪十個Excel函數就絕對最常用，但這麼多年來人們的經驗總結，一些函數總是會重複出現的。這些函數是最基本的，但應用面卻非常廣，學會這些基本函數可以讓工作事半功倍。

n SUM函數

加法是最基本的數學運算之一。SUM函數就是用來承擔這個任務的。SUM參數可以是單個數值、一群數值。因此SUM的加法運算功能十分強大。

SUM至多可以擁有255個參數，參數可以是數值或者儲存格範圍。

統計一個儲存格區域：例如：=SUM(A1:A12)。

統計多個儲存格區域：例如：=SUM(A1:A12，B1:B12)。

n AVERAGE函數

雖然AVERAGE是一個統計函數，但使用如此頻繁，應在十大使用函數中佔有一席之位。我們都對平均數感興趣。學生平均分是多少?員工平均工資是多少?學生平均高度是多少?看電視的平均小時數是多少?

AVERAGE至多可以擁有255個參數，參數可以是數值或者儲存格範圍。

使用一個儲存格範圍語法：例如：=AVERAGE(A1:A12)。

使用多個儲存格範圍語法：例如：=AVERAGE(A1:A12，B1:B12)。

n COUNT函數

COUNT函數計算含有數值的儲存格的個數。注意COUNT函數不會將數值相加，而只是計算總共有多少個數字。因此含有10個數值的清單，COUNT函數傳回的結果是10，不管這些數字的實際總和是多少。

COUNT函數可以添加至多255個參數，這些參數可以是儲存格、儲存格參照或數值本身。COUNT函數會忽略非數值的值。例如，如果A1:A10是COUNT函數的參數，但是其中只有兩個儲存格含有數值，那麼COUNT函數傳回的值是2。

也可以使用儲存格範圍作為參數，例如：=COUNT(A1:A12)

甚至是多個儲存格範圍，例如：=COUNT(A1:A12，B1:B12)

n INT函數和ROUND函數

INT函數和ROUND函數都是將一個數值的小數部分刪除，兩者的區別是如何刪除小數部分。

INT函數是無條件的將小數部分刪除，無需進行四捨五入。需要注意的是，INT函數總是向下捨去小數部分。

例如：INT(12.05)=12，INT(12.95)=12。

另外，INT(-5.1)和INT(-5.9)都是等於-6，而不是-5，因為-6才是-5.1和-5.9向下舍入的數字。

使用INT函數請一定要注意這個方面。函數只有一個參數，語法結構是：

=INT(Number)

相反，ROUND函數是將一個數值的小數部分四捨五入。函數有兩個參數：需要計算的數值和需要四捨五入的小數位數。

例如，5.7384可以四捨五入成5.738，5.74，5.7，或只是6。

Round的英文意思就是四捨五入。Int是Integer的縮略，整數的意思。

另外還有兩個函數ROUNDUP和ROUNDDOWN，可以規定是向上捨入還是向下捨入。

ROUND函數的語法結構是：

=ROUND(Number，小數位數)

ROUNDUP和ROUNDDOWN的語法結構與ROUND相似：

=ROUNDUP(Number，小數位數)

=ROUNDDOWN(Number，小數位數)

n IF函數

IF函數使用起來非常方便。其作用是判斷一個條件，然後根據判斷的結果傳回其中一個值。條件判斷的結果必須傳回一個為TRUE或FALSE的值，注意這裡的TRUE或FALSE不是正確和錯誤的意思，而是邏輯上的真與假的意思。例如：給出的條件是B25>C30，如果實際情況是TRUE，那麼IF函數就傳回第二個參數的值；如果是FALSE，則傳回第三個參數的值。

IF函數還常常用來檢驗數學計算，避免出現不必要的錯誤。最常用的是用來檢驗分母是否為0，然後再進行除法運算。這樣就可以避免出現#DIV/0!的錯誤提示了。

IF函數其中一個偉大之處是其結果可以為空值。如果你只希望出現一個判斷結果，雙引號間不輸入任何值就會得出一個空值，如：=IF(B1>B2， B2， “”)。

IF函數的語法結構是：

=IF(判斷式，判斷式為TRUE的動作，判斷式為FLASE的動作)

n NOW函數和TODAY函數

NOW函數根據電腦現在的系統時間傳回其日期和時間。TODAY函數則只傳回日期。

NOW函數常用在傳回檔案的列印日期和時間上，應用這個函數，列印出來的檔案就會顯示「列印時間：10/24/2008 10:15」。

TODAY函數則常用來計算過去到「今天」總共有多少天的計算上。例如：項目到今天總共進行多少天了?在一個儲存格上輸入開始日期，另一個儲存格輸入公式減去TODAY得到的日期，得出的數字就是專案進行的天數。

NOW函數和TODAY函數都沒有參數。語法結構如下：

=NOW()

=TODAY()

注意：需要更改儲存格的格式，才能正確顯示所需要的日期和時間格式。

n HLOOKUP函數和VLOOKUP函數

函數HLOOKUP和VLOOKUP函數都是用來在表格中查找資料。所謂的表格是指使用者預先定義的欄和列範圍。這兩個函數的第一個參數是需要查找的值，如果在表格中查找到這個值，則傳回一個不同的值。

具體來說，HLOOKUP傳回的值與需要查找的值在同一列上，而VLOOKUP傳回的值與需要查找的值在同一欄上。兩個函數的語法公式是：

=HLOOKUP(搜尋值，欲搜尋的資料範圍，列編號，比對方式-模糊/絕對)

=VLOOKUP(搜尋值，欲搜尋的資料範圍，欄編號，比對方式-模糊/絕對)

n ISNUMBER函數

玫瑰改了名字也一樣香。數字的話就有點麻煩了，如15是一個數字，但十五則是漢字。函數ISNUMBER判斷儲存格中的值是否為數字，傳回TRUE或FALSE。語法結構是：

=ISNUMBER(VALUE)

n MIN函數和MAX函數

函數MIN和MAX是在儲存格範圍中找尋其中最大和最小的數值。兩個函數可以擁有255個參數，而參數可以是儲存格範圍。語法結構是：

=MAX(number1，number2，…)

=MIN(number1，number2，…)

使用儲存格範圍：=MAX(A1:A12)

使用多個儲存格範圍：=MAX(A1:A12， B1:B12)

n SUMIF函數和COUNTIF函數

SUMIF函數和COUNTIF函數分別根據條件匯總或計算儲存格個數。Excel的計算功能因此大大增強。像如果要解答「十月的出貨量是多少?」、「道鐘斯指數去年有幾次突破10，000點?」這些問題就容易得很了：

SUMIF函數有三個參數：判斷要求的區域；準則(實際的判斷要求)；計算總和的區域。重要的一點是：第一個參數可以與第三個參數不同，即計算總和的區域可以不是應用判斷要求的區域。因此除了可以用SUMIF函數回答「十月份的出貨量」這樣的問題外，還可以回答「列表中大於100的數的總和是多少?」，其語法結構是：