錦子老師

所謂「函數」即是將使用者常用的一些公式、算術運算或邏輯判斷式之法則以特殊的數學型態及符號表示。

而在Excel 2013軟體中「函數」為更扮演了一個重要的角色，您不可不了解，且請您泡著一杯又香又澴的咖啡，細細品嚐，對於Excel 2013的函數必可豁然開朗。

Excel 2013 提供了一個名謂`「插入函數 」的圖示，可以迅速呼叫。使用者只要針對其需求，輸入某特定函數之引數即可立即求出所要之答案。而且每一步動作，每一引數都有說明的計算工具，使用者可以用來進行決策制定、執行動作指令及自動傳回值等的作業。

其實基本上函數只是將預先設定好的特殊公式寫成一個程式，透過友善的介面讓使用者經由提示只須輸入一些條件及引數就自動幫您求出答案。其優點是不僅可以節省使用者工作的時間也可以減少運算時因人為輸入所產生的錯誤。

此外，Excel 2013提供了巨集函數與450個以上周詳且豐富的工作表函數，可供您處理各種不同類型的運算。而本書只針對工作表函數作一詳細的說明，巨集函數及其相關資訊。

& 函數的功用

「函數」主要的功用，在協助使用者於實際工作中，不需輸入複雜的公式，就能計算出所要的數值，在下面我們將以一個實際的例子來作說明：

假設我們要計算每一個學員的平均成績如下圖所示：

在其中要求計算每一位學員之平均成績(L欄)。以L2儲存格的運算式為例。如果我們以直接輸入直接以各個儲存格名稱計算的方式，其輸入如下：

L2＝(D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2)/8

若將L2儲存格中的公式改為「=AVERAGE(D2:K2)」

其中AVERAGE為函數名稱，而D2:K2為函數之引數。就上面的對照我們不難看出不論在輸入字元的多寡或將來欲計算儲存格的增減與編修上，函數都比公式要來得簡潔許多。

& 函數的使用

在Excel 2013中函數的使用皆具有下列三種輸入方式可供您選擇，我們以函數AVERAGE為例：

第一種：透過「公式」標籤

在Excel 2013中提供了最方便呼叫函數方式是選擇「公式」標籤，則會看到「函數程式庫」群組內會出現各個「函數類別」圖示，如下圖一樣的畫面。這種方式適合對於函數不熟的使用者，由於每位使用者常用的函數並不多，故如果是使用自己常用的函數，用這種方式會覺得太麻煩，動作太多。

其操作流程如下：

1 點取要輸入函數的儲存格。

2.點取「公式/函數程式庫/函數類別圖示」，以下圖為例，則是點取「公式/函數程式庫/其他函數/統計」。

3.再點取要使用的函數名稱，本例則是點取「AVERAGE」。

【注意】

當滑鼠指標在函數名稱上方停留2秒左右時，會自動出現指標所在函數的說明及語法，方便使用者可以自行判斷是否為所要的函數。

4.當開啟「函數引數」對話方塊後，輸入引數值，本例為「D2:K2」，然後按「確定」鈕。

【注意】

當輸入好相關引數值後，在「函數引數」對話方塊中間會顯示運算結果，如果出現錯誤訊息時，表示某一個引數輸入錯誤。

5.儲存格會顯示計算結果。

第二種：直接在「編輯列」中輸入函數

舉例來說，如果我們要計算出全公司年齡的平均，首先將滑鼠指標在C11儲存格上點一下或移動游標到F12儲存格，然後直接輸入「=AVERAGE(C2:C10)」字串，輸入完成後按「ENTER」鍵或以滑鼠點選 即可求得全公司所有員工的平均年齡。

使用者在輸入公式時，切記一定要在函數名稱前面加上一個等號 “=”，否則Excel 2013會將其所輸入的字串當作文字字串來處理。而在巢狀函數公式中則不得加上一個等號”=”，後面將詳加說明，並作一比較。

以《 =AVERAGE(3，(SUM(2， 4))) 》為例，其中SUM為AVERAGE 函數中輸入引數時所呼叫的另一個函數，因為函數AVERAGE 之前己輸入了”=”號，所以Excel 2013會自動將SUM視為AVERAGE中的一個引數，而不須加上”=”號。

這種作業方式雖然是鍵入函數的一種方式，但站在使用者立場上考量，使用者不可能將所有在工作表上常要使用到的函數及其引數可以輕易且完整的記得，而且以此種方式作業也有違Excel 2013標榜之易學易用之特性。

第三種：以滑鼠點取「插入函數 」

在Excel 2013中提供了一種最快速呼叫函數的方法，就是選擇編輯列中 圖示或是「公式/函數程式庫/ 」，如下圖所示。

Excel 2013會開啟一個名叫「插入函數」對話方塊，在「搜尋函數」欄位中，輸入要使用的函數功能或說明，再點取「開始」鈕，會在「選取函數」中顯示與輸入關鍵字有關的函數名稱。

如果在對話方塊中點取「或選取類別」下拉方塊可以選擇「函數類別」、「全部(Excel全部函數)」、「使用過函數(到啟動Excel後到目前使用過的函數)」及「建議採用(使用搜尋函數找到的函數)」，會在「選取函數」中顯示選取的項目有那些函數。

基本上使用者可以先在「或選取類別」下拉方塊中選擇所要尋找函數的類別，再移動「選取函數」框中的垂直捲軸找到該函數(MIN)；或輸入所要選擇的函數名稱開頭英文字母(M)再移動垂直捲軸找到該函數(MIN)。

當找到所要的函數後，再點取「確定」鈕，即進入「函數引數」對話方塊，如下圖所示，使用者只要輸入各個引數中資料後選擇「確定」鈕即可完成函數的輸入。

在對話方塊的中間會隨著使用者游標移動，而說明各個引數之意義，使用者就不必死記各個引數及其意義，讓使用者可以更方便使用。