錦子老師

這裡將介紹如何在Excel工作表中製作兩層以上的下拉式選單，方便使用者快速選擇輸入的資料。

Excel的「資料驗證」功能可以讓我們建立下拉式選單，一般使用者大都只是用其建立一層式選單，如果想要讓下拉式選單可以擁有兩層或以上的階層式選擇，就必須搭配Excel的「名稱」功能。

假設我們現在有一個Excel檔案如下，左邊橘色的表格要讓使用者輸入資料，部門的欄位可以選擇E1~I1的各個部門，而各個部門中可以選擇的人員則是列在右邊的綠色表格中各個部門員工。

建立名稱

首先我們要先將每一個部門都各自建立Excel的「名稱」項目。

1.框選E1:I6儲存格，框選儲存格範圍一定要包含標題列。

2.點取「公式 > 己定義之名稱 > 從選取範圍建立」圖示，開啟「以選取範圍建立名稱」對話方塊，如下圖所示。

3.由於標題列是位於框選範圍的第一列，故點取「頂端列」選項鈕，使其變藍，其他選項鈕為空白，如下圖所示。

4.點取「確定」鈕後，就會自動建立每一個「名稱」。

由於剛剛介紹的框選範圍是以整體考量，故有些部門會有一些空白儲存格一樣被包含，若要做到不空白儲存格，則要一欄一欄框選再按照上述的方式，分別建立「名稱」。

5.建立好每一個部門「名稱」之後，點取「公式 > 己定義之名稱 > 名稱管理員」圖示，開啟「名稱管理員」對話方塊，如下圖所示。

6.在「名稱管理員」中可以查詢目前所有已經建立的「名稱」。每一個要顯示在第二層下拉式選單中的部門項目都要加進來，這裡先檢查一下是否有錯誤或是遺漏。

7.沒問題後點取「關閉」鈕，關閉「名稱管理員」對話方塊。

設定資料驗證

在「名稱」建立好之後，接著要使用「資料驗證」來建立兩層的下拉式選單。

1.框選第一層下拉式選單的範圍，也就是要讓使用者選擇部門的儲存格範圍(A2:A6)。

2.點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證」圖示，如下圖所示，開啟「資料驗證」對話方塊。

3.點取「儲存格內允許」下拉方塊，選擇「清單」項目。

4.點取「來源」欄位填入部門的儲存格範圍(E1:I1)，如下圖所示。

5.接著框選第二層下拉式選單的範圍(B2:B6)，也就是要讓使用者選擇各部門人員的儲存格範圍，然後點選「資料 > 資料工具 > 資料驗證」圖示，開啟「資料驗證」對話方塊。

6.點取「儲存格內允許」下拉方塊，選擇「清單」項目。

7.點取「來源」欄位填入公式「=INDIRECT(A2)」，如下圖所示。

這一步是最重要的，其中INDIRECT的參數就填入部門欄位的第一格儲存格位置，在這個例子中就是A2，如果您的表格位置跟這裡不同，就要自己修改一下。

8.點取「確定」鈕，這樣設定好資料驗證之後，會跳「Microsoft Excel」對話方塊，顯示目前評估為錯誤」的訊息，如下圖所示。

9.直接點取「是」鈕，繼續套用資料驗證規則。

10.這樣就完成兩階層的下拉式選單了，接著我們就可以先從部門欄位中，以第一層選單選擇部門。

11.當部門欄位輸入之後，在項目欄位的第二層選單中，就會自動顯示該部門有那些員工的選項，這樣輸入資料就完全不需要打字，而且也不用擔心輸入錯誤的資料。