錦子老師

當輸入資料只限於幾種時，可使用資料驗證來將選項顯示在清單中，並從此處選取以完成資料輸入。如此一來不僅是能夠輕鬆輸入資料，也可保證輸入資料正確性，有助於統一輸入內容。

如果我們要設定「分店」欄位只可以輸入「台北店」、「台中店」及「高雄店」三種資料，要如何設定。

Step 1.         點取「B」欄的欄名。

Step 2.         點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證 > 資料驗證」。

Step 3.         在「資料驗證」對話方塊，點取「設定」索引標籤。

Step 4.         點取「儲存格內允許」下拉清單，選擇「清單」項目。

Step 5.         點取「來源」文字方塊，輸入「台北店,台中店,高雄店」。

小常識！ (以半形逗號分隔)

在「來源」文字方塊裡，要以半形(,)來分隔想顯示於清單的項目。若是全形的(，)就無法正確的將其認定為清單，因此要特別注意！另外將來清單的顯會依照輸入的順序來顯示項目。

Step 6.         點取「確定」鈕，完成資料驗證設定。

Step 7.         點取「B3」儲存格，在儲存格右方會出現下拉式箭頭。

Step 8.         點取下拉式箭頭，會出現剛剛我們建立的清單項目，如下圖所示。

Step 9.         點取「台北店」項目，系統會自動將項目內容填入到目前儲存格中。

l   將儲存格資料顯示在清單中

前面介紹的資料驗證方式，清單來源是使用者設定資料證時輸入，但這樣的作業也可以更改為，我們先在某一個儲存格範圍，本例為：O2~O4，輸入清單內容，再執行資料驗證，指定來源範圍。

Step 1.          在O 2~O4，輸入分店名稱。

Step 2.          點取B欄位的欄名。

Step 3.          點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證 > 資料驗證」。

Step 4.         在「資料驗證」對話方塊，點取「設定」索引標籤。

Step 5.         點取「儲存格內允許」下拉清單，選擇「清單」項目。

Step 6.         點取「來源」文字方塊，將滑鼠指標移到O2儲存格上方，按住滑鼠左鍵不放，拖曳到O4儲存格，將O2~O4儲存格框選起來，其位址會自動填入「來源」文字方塊中，如下圖所示。

Step 7.         點取「確定」鈕，即可將資料驗證設定完成。

l   顯示輸入提示訊息

由於有時我們設計好的活頁簿，並不一定是由自己輸入的，有時是由別人輸入，但別人並不知道我們要輸入什麼資料，這時若時在輸入儲存格內容時，有個提示就會增加資料輸入的正確性，並提高工作效率。

Step 1.         點取B欄位的欄名。

Step 2.         點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證 > 資料驗證」。

Step 3.         在「資料驗證」對話方塊，點取「提示訊息」索引標籤。

Step 4.         點取「當儲存格選取時，顯示提示訊息」核取方塊，使其打勾，表示要顯示我們設定的提示訊息。

Step 5.         點取「標題」文字方塊，輸入提示訊息標題，本例為「分店名稱輸入」字串。

Step 6.         點取「提示訊息」列示方塊，輸入提示訊息內容，本例為「分店名稱只可輸入台北店、台中店或高雄店」字串。

Step 7.         點取「確定」鈕，完成提示訊息設定，當我們點取任一B欄儲存格時，會顯示如右圖的提示訊息。

l   顯示輸入錯誤提

當驗證範圍內的資料輸入錯誤時，這時就必須出現一個對話方塊提醒輸入人員其輸入錯誤。

Step 1.          點取B欄位的欄名。

Step 2.          點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證> 資料驗證」。

Step 3.         在「資料驗證」對話方塊，點取「錯誤提醒」索引標籤。

Step 4.         點取「當輸入的資料不正確時，顯示警訊」核取方塊，使其打勾，表示要顯示我們設定的警示訊息。

Step 5.         點取「樣式」下拉清單，選擇對話方塊中圖案樣式，本例為「警告」項目。

Step 6.         點取「標題」文字方塊，輸入提醒訊息標題，本例為「輸入錯誤」字串。

Step 7.         點取「訊息內容」列示方塊，輸入警示訊息內容，本例為「輸入店名不在清單內」字串。

Step 8.         點取「確定」鈕，完成提示訊息設定，當我們點取任一B欄儲存格時，若輸入錯誤，並按 ENTER 鍵後，會顯示如右圖的警示訊息。

小常識！ (輸入錯誤說明)

點取「是」鈕，表示忽略資料驗證規則，將輸入錯誤的資料保留，並移到下一個儲存格。

點取「否」鈕，表示要重新修改輸入內容。

點取「取消」鈕，表示忽略資料驗證規則，將輸入錯誤的資料保留，不移動目前儲存格位址。

l   圈選錯誤資料

當我們的資料庫範圍非常龐大，且己經事先建立好整個資料庫，要在其中找尋錯誤的資料，若沒有資料驗證的圈選資料錯誤功能，真像是大海撈針一般。

Step 1.          點取「圈選錯誤資料」工作表。

Step 2.          將B2~B58儲存格框選起來。

Step 3.         點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證 > 圈選錯誤資料」。

結果如下圖所示，錯誤的資料會以紅色橢圓形框選起來。

若要取消圈選，只要點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證 > 清除錯誤圈」。