錦子老師

在向Excel工作表中輸入資料時，由於資料很多，難免會遇到出現重復資料的情況。在完成工作表資料登錄後，對工作表進行檢查時，需要有一個高效的方法來發現這些重復資料。本文介紹使用公式來查找Excel工作表中重復資料的兩種方法。

n  使用IF與COUNTIF函數

啟動Excel並打開450.XLSX活頁簿。

在工作表G欄輸入一個名為「是否重複」字串。

在G2儲存格中輸入公式：「=IF(COUNTIF(A$3:A3,A3)>1,"重複資料","")」後，按Enter鍵結束公式的輸入。

將滑鼠指標移到G2儲存格右下角拖拉方塊上方，待指標變為「+」後，按滑鼠左鍵二下，將公式複製到G3~G138儲存格，儲存格中顯示判斷結果，如下圖所示。

提示：使用COUNTIF()函數統計目前記錄出現的次數，公式中的A$2:A2為混合參照，當向下複製公式時，該參照也將隨之改變，如變為A$2:A10、A$2:A55和A$3:A138等。當某個記錄重複出現時，計數值將大於1，則將其標記為重複資料。

n  使用IF、MATCH與ROW函數

在G2儲存格中輸入公式：「=IF(MATCH(A2,A$2:A2,0)<>ROW(1:1),"重複資料","")」後，按Enter鍵結束公式的輸入。

將滑鼠指標移到G2儲存格右下角拖拉方塊上方，待指標變為「+」後，按滑鼠左鍵二下，將公式複製到G3~G138儲存格，儲存格中顯示判斷結果，如下圖所示。

提示：使用MATCH()函數在從A2儲存格到當前公式所在列的第一個儲存格的儲存格範圍中查找與公式所在列的第一個儲存格內容相匹配的內容，該函數將傳回匹配值在儲存格範圍中的相對位置。ROW()函數可以傳回引用的列號，如ROW(1:1)將傳回數值1。

當公式向下複製時，公式中的ROW()函數的傳回值將依次增加1。當MATCH()函數的傳回值和ROW()函數傳回值不同時，則表示查找到的匹配值不是當前行的姓名，這表示遇到了重複的姓名。

n  使用設定格式化條件

首先將A2~A138儲存格框選起來。

點取「常用 > 樣式 > 設定格式化的條件 > 新增規則」項目，如下圖所示。

在「新增格式化規則」對話方塊，點取「選取規則類型」中「只格式化唯一或重複的值」項目。

點取「格式化全部」下拉方塊，選擇「重複的」項目，如下圖所示。

點取「格式」鈕。

在「儲存格格式」對話方塊，點取「字型樣式」的「粗體」項目。

點取「色彩」下拉方塊，選擇「紅色」色塊，如下圖所示。

點取「確定」鈕回到「新增格式化規則」對話方塊，如下圖所示。

點取「確定」鈕回到工作表，有重複的資料會變成紅色字，如下圖所示。

前面用函數的相同資料的第一筆記錄其G欄不會顯示「重複資料」字串，只有相同資料第二筆才開始在G欄顯示「重複資料」字串，而本方式則是不論第幾筆相同資料都會變成紅色。

n  移除重複

首先將A1~G138儲存格框選起來。

點取「資料 > 資料工具 > 移除重複」項目，如下圖所示。

在「移除重複」對話方塊，點取「取消全選」鈕，使各個欄名核取方塊都未打勾。

點取「姓名」核取方塊，使其打勾，如下圖所示。

點取「確定」鈕，會在「Microsoft Excel」對話方塊，顯示移除多少個重複值，保留多少個唯一的值，如下圖所示。

點取「確定」鈕，這時重複的資料被刪除只保留一筆記錄值，如下圖所示。

部落格相關範例