錦子老師

在Excel工作表中輸入資料時，利用資料驗證功能能夠創建下拉清單，使用者可以通過選擇相應的選項來輸入內容，這樣可以實現資料的快速輸入。使用該功能，能夠實現類似於Excel記憶輸入的功能，即隨著輸入內容的增多，自動將增加的內容添加到下拉清單中，在後面輸入時用戶可以直接選擇輸入。本單元將介紹在Excel工作表中實現輸入的記憶選擇的方法。

啟動Excel並打開467.XLSX活頁簿。

點取「工作表1」工作表，框選A2:A30儲存格範圍。

按Ctrl + L鍵打開「建立表格」對話方塊，點取「有標題的表格」核取方塊，使其打勾，如下圖所示。

點取「確定」鈕，創建一個表格名稱，點取編輯列最左邊「名稱方塊」下拉方塊，即可看到其名稱，如下圖所示。

點取「工作表2」工作表，在A2儲存格中輸入公式：「=INDEX(工作表1!A:A,MIN(IF(COUNTIF (A$1:A1,表格2[會計科目編號]&""),2^20,ROW(表格2))))&""」後，按Ctrl + Shift + Enter鍵，結果如下圖所示。

將滑鼠指標移到A2儲存格右下角拖拉方塊上方，待指標變為「+」後，按住滑鼠左鍵不放向下拖曳到A3000儲存格。

注意：

拖曳到那一儲存格是由你自行判斷會由多少會計科目來決定，若有100則拖到A101，若有1000個則拖曳到A1001。

點取「工作表1」工作表，框選A2:A30儲存格範圍。

點取「資料 > 資料工具 > 資料驗證」按鈕，開啟「資料驗證」對話方塊。

點取「設置」標籤，點取「儲存格內允許」下拉清單，選擇「清單」項目。

點取「來源」欄位，輸入公式：「=OFFSET(工作表2!$A$2,,,COUNTIF(工作表2!$A:$A,">"""))」，如下圖所示。

完成設置後，點取「確定」鈕關閉對話方塊。

此後，在「工作表1」工作表的A3:A30儲存格範圍中輸入資料，輸入的資料將自動添加到下拉清單中，再次輸入時用戶可以直接進行選擇，如下圖所示。

在「工作表2」工作表的A3:A30儲存格範圍中將會自動出現已輸入的會計科目編號，如下圖所示。

提示

這裡，在「工作表2」工作表的A欄創建了一個放置已輸入會計科目編號的輔助欄，在A2儲存格的公式中，使用COUNTIF()函數來判斷該儲存格中是否已出現了「表格2」中的會計科目編號。

當出現某會計科目編號時，傳回數值2^20(即Excel 2013的最大列數)，未出現則使用ROW()函數傳回表格2中對應的會計科目編號。使用函數MIN()取得列號或2^20的最小值，使用INDEX()函數獲得儲存格的名稱。