錦子老師

在Excel工作表中，接受許多的資料格式，例如：文字、數字、日期、時間…等等，包括邏輯值與錯誤值，除此之外還有以等號(=)開頭的公式與函數。

當選定作用儲存格後，就可以開始輸入資料，我們可以在資料編輯列或儲存格中入資料。當輸入資料時，會在作用儲存格中看到插入點游標閃爍，輸入完成後，點取「輸入」鈕；如要取消輸入則點取「取消」鈕。

  輸入文字

所謂的文字，表示輸入的資料，不論其外觀為何，一律都當成文字處理，這些被輸入的文字完成後，會自動在儲存格中靠左對齊。

如果要輸入中文字，請按CTRL + SHIFT鍵或點取工具列輸入法圖示切換到要使用的輸入法。

如果要插入符號，請使用「插入 > 符號 > 符號」指令或切換到中文輸入法，點取工具列的工具選單，選擇「標點符號」項目，再點取欲插入的標點符號。

n   輸入一般文字

步驟1：點取「A1」儲存格，輸入「員工編號」再按ENTER鍵，這時會看到文字是靠左對齊。

步驟2：點取「A2」儲存格，輸入「1002」再按ENTER鍵，這時會看到文字是靠右對齊。

   這是因為Excel認定1002為數字，數字預設為靠右對齊，若要靠左對齊，可以在1002前面加上「’」即可。

            只要是數字但不具計算用途的項目，都可以這樣輸入，例如：電話號碼或手機號碼。

n   輸入關聯性文字

如果我們欲輸入的文字間具有關連性，例如：中英文月份、中英文星期幾、天干(甲~癸)、地支(子~亥)等…，可以透過下列步驟輸入。

步驟1：點取「B1」儲存格，輸入「一月」再按ENTER鍵。

步驟2：將滑鼠指標移到「B1」儲存格右下方「拖拉方塊」上方，待滑鼠指標變成「+」時，按住滑鼠左鍵向下拖曳到「B12」儲存格，則會看到Excel自動幫我們在各個儲存格中依序填入十二個月份。

   這是由於Excel內建有相關清單項目，所以才可以這麼簡便的輸入。

n   建立自訂清單

如果我們常常會需要輸入關聯性的資料，例如：全公司部門、部門中所有人員、十二生肖、十二星座等…，則我們可以先建立該關聯資料表單，方便在以後的作業中輸入。

步驟1：在C1~C12儲存格，輸入十二生肖，並將其框選起來。

步驟2：點取「檔案 > 選項」指令。

步驟3：在「Excel選項」對話方塊，點取「進階」項目，再點取「編輯自訂清單」鈕。

步驟4：點取「匯入」鈕，即可將所設定的清單匯入。

步驟5：點取「確定」鈕，回到「Excel選項」對話方塊。

步驟6：點取「確定」鈕，回到活頁簿，即可開始使用該清單。

  輸入數字

所謂的數值，指的是可以用來計算的資料。事實上Excel中可以使用的數值字元，僅有下列16個：1、2、3、4、5、6、7、8、9、0、+、-、/、.、e、E，其輸入方法與文字相同，我們可以輸入整數、小數、分數、科學符號，輸入完成後在儲存格中是靠右對齊。

n   輸入一般數字

步驟1：選取「B1」，輸入「1200」然後按ENTER鍵。

步驟2：點取「B2」、輸入「0988551888」然後按ENTER鍵。

這時會發現第一個0會變不見了，這是由於Excel會將輸入的數值開頭有0部份捨去，如果一定要顯示0，在後面講解「儲存格格式設定」時會提到。

n   輸入分數

在 Excel 2013中使用分數時，會將其轉換成小數來計算，但是在輸入和呈現時，仍可以「分子/分母」的形式來表示。

以上圖為例：

(1)    當你輸入一個分數時，一般的做法是先輸入一個數字，按一下空白鍵，輸入分子，輸入「/」，輸入分母。(參考列2)，但其實 Excel 是儲存為 4.5 。

(2)    但是如果只輸入「1/2」，則 Excel 會將自動將它轉為日期，所以必須輸入「0 1/2」，Excel 才會將其設定為分數。(參考列3和列4)

(3)    當你輸入一個分數時，例如「2 25/100」，則 Excel 會將 25/100，化簡為最簡分數「1/4」。(參考列5)

(4)    請觀察前一頁的圖，為何輸入「100 123/456」和「123/456」時，所顯示的分數卻不一樣呢？這是因為其有效位數只顯示15個數字的原因，例如：
100 123/456 在 Excel 中儲存為「100.269736842105」
123/456 在 Excel 中儲存為「0.269736842105263」
所以轉換成分數會產生差異。(參考列6和列7)

(5)    如果你在數值格式中設定分數的顯示格式，則輸入相同分數所顯示的結果卻大為不同。(參考列8~列16)

n   輸入帶科學符號數值

所謂的科學符號指的是英文字母e/E，每個e/E字母後面數值為正時，代表10的幾次方；若數值為負時，表示小數幾位。

步驟1：選取「E1」，輸入「1E4」然後按ENTER鍵。

這時會看到編輯列顯示「10000」而儲存格則顯示「1.00E+04」。

步驟1：選取「E2」，輸入「1E-4」然後按ENTER鍵。

這時會看到編輯列顯示「0.0001」而儲存格則顯示「1.00E-04」。

  輸入日期

Excel會依據所輸入的資料自動辨識是否為日期/時間，當我們輸入的資料不是日期/時間格式時，Excel會將其當成文字。

在Excel輸入日期時，只能輸入西元格式(2015/04/01)，不能直接輸入其他日期格式。日期是由1900年1 月1 日開始計算，每24小時為1 日，累計到我們輸入的日期，例如：2015/4/1為42095。

n   輸入一般日期

步驟1：點取「J1」，輸入「2014/12/31」後按ENTER鍵。

步驟2：點取「J1」，輸入「00/12/31」後按ENTER鍵。

       若輸入日期的年份為二位數，則會產生下列狀況：

1.          輸入年份範圍在00~29間，Excel會自動轉換為2000~2029年，若要輸入1900~1929年，則必須輸入四位數年份。

2.          輸入年份範圍在30~99間，Excel會自動轉換為1930~1999年，若要輸入2030~2099年，則必須輸入四位數年份。

n   輸入系統日期

步驟1：點取「J3」，按CTRL + ; 鍵，即可在儲存格填入目前系統日期，再按ENTER鍵完成輸入。

       若要輸入系統時間，則可以點取CTRL + SHIFT + ; 鍵。

如果要輸入的日期希望能夠跟隨電腦日期變動，則我們可以透過下列函數來完成。

步驟2：點取「J5」，輸入「=NOW()」字串，再按ENTER鍵。

我們也可以將「=NOW()」改成輸入「=TODAY()」函數，二者差異在於NOW()的時間部份是電腦時間(會隨電腦時間改變而變動)，而TODAY()的時間部份是12:00AM?(不會變動)。