錦子老師

首先明確一點，是否所有的的文字都有必要全部放在Power Point投影片裡?或者說，是否允許對Power Point裡的文字做精簡?

Power Point 只是用來做展示的，可以精簡文字：給領導另外準備用來念的講稿，或者採用簡報者投影片，把文字稿放在備忘槁裡。這幾種情況請參考下面文章。

文字多的Power Point怎樣優化：

Step 1： 分段、分條目。不要像 Word 報告那樣文章一樣是大段大段文字，而是摘出其中重要的文句。以條目方式呈現。

Step 2： 文字分類。摘出大綱條目的句子，其他細節文字可以不要。必須保留的文字素材，如案例、引文等，使用和大綱條目文字不同的樣式做呈現。

Step 3： 刪除。大綱條目最多不要超過7條，3～5條最宜。

Step 4： 合併。條目太多，則合併同類條目，必要的話進行邏輯分層。參考金字塔原理。

Step 5： 縮減。縮減文字，多用短句，避免使用太複雜的長句。注意避免常見的語病、翻譯體文字。若條件許可，可以突出或者只保留關鍵字。

Step 6： 概括。縮減後仍超過一行半的條目文字。請在句首增加小標題進行主旨概括。

Step 7： 表格。若優化後的條目是多層次，可以採用表格，增強邏輯層次和對齊。

Step 8： 圖形。條目之間有明顯的時間線或邏輯關係的，可以採用各種圖示進行呈現，例如 SmartArt。