「交叉資料表查詢」可以用來幫助我們針對多個欄位的資料做交叉分析,然後產生1~3個標題列及1個欄標題,並統計出我們要的資料。舉例來說:我們有全公司的員工資料,而公司總經理想知道全公司男生,女生中各種血型旳人數。這時我們可以透過「交叉資料查詢」來完成所要的統計報表。

練習檔下載位置:

01點取「查詢」類別。

02在「使用設計檢視建立新查詢」項目上方,快按滑鼠左鍵二下。

03在「顯示資料表」視窗,先點取「人事資料」項目,再點取「新增」鈕,將資料表欄位內容放查詢內。

04點取「關閉」鈕,進入到「查詢」視窗。

05在「查詢」視窗中,移到「人事資料」的「性別」欄位上方,按滑鼠一鍵二下,將其加入到「查詢」視窗
下方的欄位中。

06點取「查詢」視窗下方的「欄位」列第二欄,選擇「血型」欄位,將欄位加入進來。
07點取「查詢」視窗下方的「欄位」列第三欄,選擇「姓名」欄位,將欄位加入進來。

  由於07 所加入欄位是要用來計算人數,故只要是該資料表中的欄位,任何一個欄位都可以。

08點取「查詢 > 交叉資料表查詢」指令,將查詢由「選取」查詢變為「交叉資料表」查詢,這時候查詢視窗下半部會多出「合計」與「交叉資料表」二列。

09設定「性別」與「血型」的合計列為「群組」項目,。

10設定「姓名」的合計列為「筆數」。

11設定「性別」欄位的交叉資料表列為「欄名」。

12設定「血型」欄位的交叉資料表列為「列名」。

  由於我們預設是使用A4紙張來列印,故一般習慣分類組別多的放在「列」,分類組別少的放在「欄」。

13設定「姓名」欄位的交叉資料表列為「」。

14再點取「檢視 > 屬性」指令,在「欄位內容」對話方塊「格式」項,輸入「0\人」,表示原有數值要顯示並加上「」字元做為單位。也可以輸入「0"人"」字串,功能是一樣的。

15點取工具列的「檢視」圖示,即可看到分析結果。

16點取查詢視窗右上角的「X」鈕,關閉查詢視窗。

17點取「」鈕,表示要存檔。

18在「另存新檔」對話方塊的「查詢名稱」中,輸入「性別- 血型-人數統計」字串做為查詢名稱。

19點取「確定」鈕,即可看到查詢類別中,增加一個「性別- 血型-人數統計」的項目,以只需在該項目上方,快按滑鼠左鍵二下,ACCESS馬上幫我們分析出最新的統計資料。

教學動畫:      

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    錦子老師 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()