錦子老師

在前面「建立交叉資料表查詢(單一資料表)-血型-性別-人數統計」中，我們介紹過單一資料表中的欄位如何建立交叉資料表查詢，在這個單元中，將介紹如何將二個有關聯性的資料表，將其欄位做交叉分析。舉例來說：要統計全公司各部門男生,女生中各種血型旳人數。這時我們可以透過「交叉資料查詢」來完成所要的統計報表。

01點取「查詢」類別。

02在「使用設計檢視建立新查詢」項目上方，快按滑鼠左鍵二下。

03在「顯示資料表」視窗，按住 CTRL 鍵不放，先點取「人事資料」項目，再點取「部門」項目，最後點取「新增」鈕，將資料表欄位內容放查詢內，再放開 CTRL 鍵。

04點取「關閉」鈕，進入到「查詢」視窗。

05在「查詢」視窗中，移到「部門」資料表的「部門名稱」欄位上方，按滑鼠左鍵二下，將其加入到「查詢」視窗
下方的欄位中。
06點取「查詢」視窗下方的「欄位」列第二欄，選擇「人事資料」資料表「性別」欄位，將欄位加入進來。

07點取「查詢」視窗下方的「欄位」列第三欄，選擇「人事資料」資料表「血型」欄位，將欄立加入進來。

08點取「查詢」視窗下方的「欄位」列第四欄，選擇「人事資料」資料表「姓名」欄位，將欄位加入進來。

  由於08 所加入欄位是要用來計算人數，故只要是該資料表中的欄位，任何一個欄位都可以。

09點取「查詢 > 交叉資料表查詢」指令，將查詢由「選取」查詢變為「交叉資料表」查詢，這時候查詢視窗下半部會多出「合計」與「交叉資料表」二列。

10設定「部門名稱」、「性別」與「血型」的合計列為「群組」項目，。

11設定「姓名」的合計列為「筆數」。

12設定「部門名稱」及「性別」欄位的交叉資料表列為「列名」。

放在最左邊的欄位表示其層級最高，若「部門名稱」在「性別」的左邊欄位，表示先將各部門分類好後，再依照各部門中細分男生、女生二個小類別。列名最多可以有三個欄位。

13設定「血型」欄位的交叉資料表列為「欄名」。

  由於我們預設是使用A4紙張來列印，故一般習慣分類組別多的放在「列」，分類組別少的放在「欄」。

14設定「姓名」欄位的交叉資料表列為「值」。

15再點取「檢視 > 屬性」指令，在「欄位內容」對話方塊「格式」項，輸入「0\人」，表示原有數值要顯示並加上「人」字元做為單位。也可以輸入「0"人"」字串，功能是一樣的。

16點取工具列的「檢視」圖示，即可看到分析結果。

17點取查詢視窗右上角的「X」鈕，關閉查詢視窗。

18點取「是」鈕，表示要存檔。

19在「另存新檔」對話方塊的「查詢名稱」中，輸入「部門+性別- 血型-人數統計」字串做為查詢名稱。

20點取「確定」鈕，即可看到查詢類別中，增加一個「部門+性別- 血型-人數統計」的項目，以只需在該項目上方，快按滑鼠左鍵二下，ACCESS馬上幫我們分析出最新的統計資料。

教學動畫：