錦子老師

自動加總是在試算表中最常用到的計算，若要加總項目過個以上時，一個個按「+」號會很麻煩，而利用「自動加總」功能會比較有效率，而所謂的自動加總實際上就是應用 SUM 函數。

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在  EXCEL 工作表中，可以事先對儲存格輸入相關公式，來顯示計算結果，這樣的作業方式，當我們輸入資料內容後，馬上顯示計算結果，使作業更有效率。並且若要輸入的料內容繁多時，只要設定好公式，就可將檔案分發給其他人一同輸入，以節省工作時間，提昇工效率。

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在建立工作表資料時，有時會有大量相同的資料，若一一輸入會耗費較長的時間，這時有沒有較好的方法可以一次性將數個以上的儲存格一併輸入。舉例來說我們要製作一張整年份的統計表，並且一張工作表一個月，而12張工作表剛好12個月，且標題欄位一樣，這時就可以利用下列操作方式，一次輸入12張工作表的標題。

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製作報表時，經常會需要輸入重複的資料，是否會有什簡便的方法，可以提升我們輸入的速度及效率。Excel 針對這樣的情況，提供了一個「自動完成」功能，會根據目前輸入的字串，自動尋找同一欄位是否己有含有輸入字串的資料，有的話，會自動顯示在游標右方，只要按一個 ENTER鍵即可完成輸入。

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Excel 首先要先學會如何選取所要的儲存格範圍，以作為後面資料處理時配合使用。

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在前面單元中，我們介紹如何使用自動填滿來完成資料的輸入，而自動填滿的資料來源則是由 Excel 預設的清單所提供，除此之外，我們排序時若需要專屬的排序原則時(部門、職稱等...)，也比須借助清單功能來建立其原則。

● 從儲存格範圍匯入

目動填滿除了可以自動輸入有相關聯的資料外，也可以針對數字的輸入作更廣泛的應用，例如：等差(等比)趨勢、日期的輸入等等...。

● 等差趨勢輸入

在 Excel 中，一些有相關係的資料，例如：星期、月份、天干地支等...，我們並不需要一個個輸入，可以利用「自動填滿」功能，來完成輸入資料。

01 首先任選一個儲存格，本例為：「A1」儲存格，輸入第一個資料，例如：「1月」。

當我們輸入資料時，並不可能一點錯誤都不發生，當輸入錯誤時，我們要學會如何修改錯誤的資料。

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有時我們要篩選的條件是包含數個欄位間的計算式，依照計算後的結果來篩選出我們所要的記錄。

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若是我們要篩選的資料記錄，需要在多個欄位設定條件時；或是符合條件的資料記錄必須單獨複製並抽取出來時，我們可以透過「進階篩選」功能完成。

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在「自動篩選」中，我們也可以針對數值大小、日期區間等詳細資料作為條件，來篩選所要的資訊。此外，更可以利用儲存格色彩、字型色彩、圖示種類來進行選。

現在有佷多的公司都將 Excel 當做一個小型資料庫來使用，而由於資料量也算是蠻多的，要從海量的資料中，找尋符合我們條件的資料，就不能單純只使用「尋找」這個個功能，因為太慢了，且一次只找一筆，而需要使用「自動篩選」功能來幫助我們作業。

「自動篩選」除了可以幫我們找到符合條件的資料外，同時也可以將不符合條件的資料隱藏起來，而變成一個新的報表，供使用者列印或作其他處理。

Excel 2010課程的第二個單元，我們要介紹資料的輸入方式，在 Excel 2010 工作表中可以輸入中文、英文及數字，那有人會說日期呢？其實日期可以算是數字的一種表現方式。

操作過程：

「選取查詢」有時我們建立的查詢，並不是單純的只是顯示資料，而是要針對這些資料做一些分析後，產生我們所要的資訊。舉例來說：我們有全公司的員工資料，而想要知道目前公司的員工年資分佈狀況時，我們可以透過「選取查詢」的合計功能來完成所要的分析。

01點取「查詢」類別。

「選取查詢」有時我們建立的查詢，並不是單純的只是顯示資料，而是要針對這些資料做一些分析後，產生我們所要的資訊。舉例來說：我們有全公司的員工資料，而想要知道目前公司的年齡層分佈狀況時，我們可以透過「選取查詢」的合計功能來完成所要的分析。

01點取「查詢」類別。

在前面「建立交叉資料表查詢(單一資料表)-血型-性別-人數統計」中，我們介紹過單一資料表中的欄位如何建立交叉資料表查詢，在這個單元中，將介紹如何將二個有關聯性的資料表，將其欄位做交叉分析。舉例來說：要統計全公司各部門男生,女生中各種血型旳人數。這時我們可以透過「交叉資料查詢」來完成所要的統計報表。

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「交叉資料表查詢」可以用來幫助我們針對多個欄位的資料做交叉分析，然後產生1~3個標題列及1個欄標題，並統計出我們要的資料。舉例來說：我們有全公司的員工資料，而公司總經理想知道全公司男生,女生中各種血型旳人數。這時我們可以透過「交叉資料查詢」來完成所要的統計報表。

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